Die Top 10: Was müssen Unternehmen tun, um auf die DSGVO vorbereitet zu sein?

Viele Unternehmen wissen inzwischen, dass sie sich auf die DSGVO vorbereiten müssen. Was was muss genau getan werden?

Hier eine Übersicht:

  1. Die Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung sind zu überprüfen und an die Anforderungen des 6 ff. DSGVO anzupassen.
  2. Die Anforderungen des 5 DSGVO müssen erfüllt und dokumentiert werden (Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung etc.)
  3. Die Verfahrensverzeichnisse („Verarbeitungsübersichten“) müssen überarbeitet und an den aktuellen Stand der DSGVO angepasst werden.
  4. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) müssen überarbeitet und an den aktuellen Stand der DSGVO angepasst werden.
  5. Datenschutzfreundliche Architektur und Voreinstellungen (Privacy by Design und Privacy by Default) müssen untersucht und sichergestellt werden.
  6. Die Datenschutzerklärung eines Unternehmens muss überarbeitet und an die Vorgaben der DSGVO angepasst werden. Sonstige Informationspflichten (Art. 13,14 DSGVO) müssen erfüllt sein.
  7. Die Gewährleistung der sog. Betroffenenrechte, also die Rechte auf Auskunft, Berichtigung und Löschung und (neu) Datenübertragbarkeit der Daten von Betroffenen, müssen in einem Prozess beschrieben und dokumentiert werden.
  8. Meldung von Datenschutzverstößen: Es muss im Rahmen eines schriftlichen Prozesses beschrieben werden, was im Rahmen einer Datenpanne geschieht und wie dann auf welchem Wege die Aufsichtsbehörden informiert werden. Die Vorgaben des Art. 33 DSGVO müssen umgesetzt werden.
  9. Es muss geprüft werden, ob eine Datenschutzfolgeabschätzung durchgeführt werden muss. Falls sie durchgeführt werden muss, ist diese umzusetzen.
  10. Vertragsmanagement. Es muss ermittelt werden, welche Dienstleister eingesetzt werden und in welchen Fällen Auftragsverarbeitungsverträge (ADV) erforderlich sind. Etwa bestehende (Alt-) Auftragsdatenverarbeitungsverträge sind an die Vorgaben der DSGVO anzupassen.

Alle vorstehend beschriebenen Schritte müssen schließlich in einem einheitlichen Datenschutzmanagementkonzept zusammengefasst werden.

Falls wir Sie dabei unterstüzten sollen, melden Sie sich gern: Eickmeier@unverzagt.law, Tel. 040 414000 34.

Was bedeutet die ePrivacy-Verordnung genau für die Onlinebranche ?

Bereits am 10. Januar 2017 hat die EU-Kommission Ihren ersten offiziellen Entwurf der neuen ePrivacy Verordnung vorgestellt (Az: 2017/003 (COD). Es handelte sich um den Vorschlag für eine Verordnung des europäischen Parlamentes und des Rates über die Achtung des Privatlebens und den Schutz personenbezogener Daten in der elektronischen Kommunikation und zur Aufhebung der Richtlinie 2008/58/EG (sog. ePrivacy Richtlinie, nachfolgend auch: „ePV“). Gem. Ziffer 1.2. dieses Entwurfes dient der Vorschlag als „lex specialis“ zur DSGVO dar und soll diese im Hinblick auf die elektronischen Kommunikationsdaten, die als personenbezogene Daten einzustufen sind, präzisieren und ergänzen. Alle Fragen der Verarbeitung personenbezogener Daten, die in diesem Vorschlag nicht spezifisch geregelt sind, sollen weiterhin von der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), die bekanntlich ab Mai diesen Jahres gilt,  erfasst werden. Dieser Entwurf der geplanten ePrivacy Verordnung wurde dem EU-Parlament und dem EU-Rat zugestellt.

Im EU-Parlament war der federführende EU-Ausschuss der sog. LIBE-Ausschuss. Nach langen Verhandlungen hat am 19. Oktober 2017 der LIBE-Ausschuss über den Entwurf für eine Verordnung über den Schutz der Privatsphäre im Internet, also über die ePrivacy Verordnung, abgestimmt (Protokoll der Plenarsitzung, Az: A8-0324/2017). Parallel dazu hat sich auch der EU-Rat in einer Arbeitsgruppe mit dem Verordnungsentwurf beschäftigt. Die Mitgliedsstaaten waren aufgefordert, ihre Stellungnahmen bis zum 14.08.2017 dorthin zu übersenden.  Der abgestimmte Entwurfstext des LIBE-Ausschusses wurde am 26.10.2017 zur Überraschung der Onlinebranche quasi unverändert durch das EU-Parlament angenommen (A8-0324/2017).

Mit diesem Ergebnis erfolgte zugleich das Mandat, das für den nächsten Verfahrensschritt nötig ist, für die Verhandlungen des Europäischen Parlaments mit dem Rat der Europäischen Union. 2018 dann sollen die sogenannten Trilog-Verhandlungen abgeschlossen sein und die Verordnung in Kraft treten. Ob die Kommission ihr angepeiltes Ziel, den Mai, als Datum halten kann, ist aber höchst unklar.

Wesentliche Inhalte des Entwurfs des LIBE-Ausschusses:

Die für die Onlinemarketingbranche wesentlichen Inhalte sind folgende:

  1. Die neue Definition des Begriffs „Direktvermarktung“ in Art. 4 Abs. 3 f stellt klar, dass hierin auch Onlinewerbung enthalten ist, die als Direktmarketing-Kommunikation verstanden wird.
  2. Cookies dürfen ohne ausdrückliche Einwilligung nur noch verarbeitet werden, wenn sie „streng erforderlich“ oder zwingend technisch notwendig sind um einen Dienst zu erbringen (Art. 8 Abs. 1 a, 2).
  3. Die Verwendung von „Cookie-Walls“ soll verhindert werden. Eine damit erzwungene Einwilligung soll unwirksam sein. Das mehrfache Bitten zur Zustimmung wird als missbräuchlich angesehen. Um solche missbräuchlichen Anfragen zu verhindern, sollen Nutzer Diensteanbieter beauftragen können, sich an ihre ablehnende Entscheidung zu erinnern und durch technische Spezifikationen, die die Nichtzustimmung signalisieren, sicherstellen. Dies könnte zum Beispiel „Dont ask me again“- Schaltfläche sein um auszuschließen, dass ein Diensteanbieter von Zeit zu Zeit nachfragt, ob die Nichtzustimmung nach wie vor gilt.
  4. Es muss vielmehr im Falle der Ablehnung des Einsatzes von Cookies die alternative Möglichkeit gegeben werden, das jeweilige Angebot auch ohne den Einsatz von Cookies nutzen zu können (Art. 9 Abs. 2).
  5. Der Einsatz von Cookies ist zulässig, wenn der Nutzer seine Einwilligung erteilt hat. Die neue Formulierung besagt aber jetzt, dass die Einwilligung für spezifische Zwecke gegeben werden muss und dass die Einwilligung keine Bedingung für den Zugang zu dem Service war.
  6. Der Entwurf sieht vor, dass Nutzer bei erstmaliger Installation des Browsers (oder bei einem neuen Update) „einstellen“ müssen, ob sie Cookies und wenn ja, welche Art von Cookies sie zulassen. Da 90 % der Nutzer eine restriktive Einstellung wählen werden, also insbesondere keine Third-Party Cookies zulassen werden, „schließt die Verordnung das Endgerät faktisch ab“ (so der VPRT). Die Verordnung sieht keinen Automatismus vor, der bei nachträglicher Einwilligung des Nutzers den Browser wieder aufschließt.
  7. Untersagt ist damit faktisch insbesondere das domainübergreifende Tracking und die Speicherung von Informationen über das Endgerät durch Dritte.
  8. Retargetingmodelle werden faktisch kaum noch umsetzbar.
  9. Erteilte Einwilligungen müssen jederzeit widerrufen werden können. Zudem muss in regelmäßigen Abständen von sechs Monaten an diese Möglichkeit erinnert werden.
  10. Cookies sind nur noch in Ausnahmen zulässig, nämlich (Art. 8 I): a) sie sind für den alleinigen Zweck der Durchführung eines elektronischen Kommunikationsvorgangs über ein elektronisches Kommunikationsnetz nötig oder b) der Endnutzer hat seine Einwilligung nach Maßgabe von Art. 9 gegeben (und damit – sehr unwahrscheinlich –  faktisch über den Browser) oder c) sie sind für die Bereitstellung eines vom Endnutzer gewünschten Dienstes der Informationsgesellschaft nötig oder d) sie sind für die Messung des Webpublikums nötig, sofern der Betreiber des vom Endnutzer gewünschten Dienstes der Informationsgesellschaft diese Messung durchführt oder sie sind für die Sicherheit und Integrität des Dienstes erforderlich (…)

Nach Art. 10 muss zukünftig bei der Installation eines Browsers der Endnutzer über die Einstellungsmöglichkeiten zur Privatsphäre informiert werden und zudem muss zukünftig zur Fortsetzung der Installation vom Endnutzer die Einwilligung zu einer Einstellung verlangt werden.

In Verkehr gebrachte Software muss zudem darüber hinaus von Anfang an als Voreinstellung die Möglichkeit bieten zu verhindern, dass Dritte Informationen speichern können. Laut Entwurf muss Software, die den Zugang zum Internet ermöglicht (also Browser), künftig „standardmäßig […] verhindern, dass andere Parteien Informationen über das Endgerät eines Nutzers übertragen oder speichern und Informationen verarbeiten, die bereits auf dem Endgerät gespeichert oder von diesem Gerät gesammelt wurden“. Diese Default-Vorgabe verhindert standardmäßig die Verwendung aller Cookies, es sei denn, dass dies für das Funktionieren eines Online-Service technisch unbedingt erforderlich ist

Es wurde ein neuer Absatz eingeführt, in dem es heißt: „keinem Nutzer darf der Zugang zu Diensten oder Funktionen der Informationsgesellschaft verwehrt werden, unabhängig davon, ob diese Dienste vergütet werden oder nicht, mit der Begründung, dass sie ihre Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten und/oder zur Nutzung der Verarbeitungs- oder Speicherfähigkeit ihrer Endgeräte nicht erteilt haben, die für die Bereitstellung dieser Dienste oder Funktionen nicht erforderlich ist“. Dies würde es nach Ansicht des BVDW den Publishern wohl weiterhin ermöglichen, Benutzer von der Nutzung ihres Dienstes auszuschließen, solange sie den Zugriff auf ihre Website ohne Datenerhebung im Rahmen eines Bezahlmodells ermöglichen.

Die „Ausnahme der Reichweitenmessung“ wurde so geändert, dass sie nicht mehr auf die „Messung von Webpublikum“ beschränkt ist, sondern auch von einer ersten Partei oder im Auftrag der „ersten Partei“ oder einer „Web-Analytics-Agentur im öffentlichen Interesse“ durchgeführt werden kann. Dritten, die Reichweitenmessungen im Auftrag Dritter durchführen, ist es untersagt, Daten mit Daten anderer zu verschmelzen.

Haben Sie weitere Fragen zur ePrivacy Verordnung ? Dann melden Sie sich bei uns, eickmeier@unverzagt.law oder 040 414 00034.